ادارة المؤتمرات والاجتماعات

لقد تطورت صناعة المؤتمرات والمعارض في السنوات الأخيرة تطورا كبيرا مما أدى إلى أن أصبحت تلك الصناعة على درجة عالية من الرقي إذ يساهم فيها الأف المتخصصين كل في مجاله.وتتسم صناعة المؤتمرات بخصائص معينة: منها أن بعض المنشأت قد تقوم بعميلة إعداد المؤتمرات كاملة، وهناك منشأت أخزى تقوم بتنفيذ قطاع واحد من قطاعات خدمة المؤتمرات، كأن يقتصر نشاطها على تقديم وجبات الطعام للمشاركين في المؤتمر مثلا.تعتبر المؤتمرات أحد المظاهرات الحيوية في العصر الحديث، فهي دليل واضح على الاتصال الفعال بين الجهات المختلفة سواء أكان ذلك على مستوى مصغر أي منظومة صغرى، أو على مستوى أكبر، كما هو الحال في المؤتمرات القومية على مستوى البلد الواحد أو حتى على المستوى الدولي.فالمؤتمرات مظهر من مظاهر الديمقراطية الحقيقة حث تحقق الاتصال المباشر بين جماهير الشعب وقياداته، فتنمى الوعي السياسي لدى الجماهير وتعطيهم الفرصة للمشاركة في اتخاذ القرارات الهامة التي تتعلق بمصالحهم.ما تلعب المؤتمرات دورا واضحات لكونها وسيلة مثالية من وسائل الاتصال الإقناعى يستطيع فرد أو وفد من خلالها أن يعطى تأثيرا أو انطباعا إيجابيا حول ما يريد عرضه على الأخرين ، فهو يجمع بين الاتصال والمواجهة ( face to face ) ، وربما كانت تلك الميزة هي أول المميزات الهامة التي تتميز بيها تلك الوسيلة الاتصالية إلى جانب ميزة كبر عدد الجمهور ، ثم أيضا إمكانية تسجيل الأبحاث والكلمات الملقاة ، وأخيرا استخدام الوسائل الصوتية والضوئية الحديثة التي تزيد من فرض الإقناع كالصور ووسائل العرض السينمائية ، والتلفزيونية والشرائحوحتى وقت قريب كانت عملية تنظيم المؤتمرات تعتمد بالدرجة الأولى على كفاءة القائمين عليها أو المنوط بهم إعدادها، كما كان نجاح تلك المؤتمرات يعتمد على عنصري التجربة والخطأ ولكن بتقدم العلوم واستحداث الكثير من وسائل التكنلوجية الحديثة أصبح في الإمكان عمل برنامج واضح محدد يمكن من خلاله الإعداد الجيد للمؤتمرات والفعاليات المختلفة من اجتماعات وندوات ومعارض وغيرها.